Privacy Policy – FaceClok | Biometric Data Protection

1 Introduction Introducción

FaceClok ("we", "us", or "our") is committed to protecting the privacy and security of all individuals whose data is processed through our platform. This Privacy Policy applies to the FaceClok web application, mobile interfaces, APIs, administrative portals, and all associated services (collectively, the "Platform").

By accessing or using the Platform, you acknowledge that you have read and understood this Privacy Policy. If you are an employer or service provider deploying FaceClok for your workforce, you are responsible for ensuring that your employees are informed of this policy and for obtaining any necessary consents required under applicable law.

Biometric data requires heightened protection. FaceClok processes facial biometric templates which are classified as sensitive personal data under most data protection frameworks. We treat this data with the highest level of security and care throughout its lifecycle.

FaceClok ("nosotros", "nuestro" o "nos") está comprometido con la protección de la privacidad y seguridad de todas las personas cuyos datos se procesan a través de nuestra plataforma. Esta Política de Privacidad aplica a la aplicación web de FaceClok, interfaces móviles, APIs, portales administrativos y todos los servicios asociados (colectivamente, la "Plataforma").

Al acceder o usar la Plataforma, usted reconoce haber leído y comprendido esta Política de Privacidad. Si usted es un empleador o proveedor de servicios que implementa FaceClok para su fuerza laboral, es responsable de garantizar que sus empleados estén informados de esta política y de obtener los consentimientos necesarios exigidos por la ley aplicable.

Los datos biométricos requieren una protección especial. FaceClok procesa plantillas biométricas faciales clasificadas como datos personales sensibles bajo la mayoría de los marcos de protección de datos. Tratamos esta información con el más alto nivel de seguridad y cuidado durante todo su ciclo de vida.

2 Who We Are Quiénes Somos

FaceClok is a biometric workforce management platform. Depending on your context of use, FaceClok may act as a data controller (for platform-level account and usage data) or a data processor (for employee biometric and attendance data processed on behalf of an employer or tenant organization).

Tenant organizations (employers, HR departments, or SaaS resellers) that deploy FaceClok to manage their employees act as independent data controllers for employee personal data within their tenant environment. FaceClok processes that data only under their documented instructions.

FaceClok es una plataforma biométrica de gestión de fuerza laboral. Dependiendo del contexto de uso, FaceClok puede actuar como responsable del tratamiento (para datos de cuenta y uso a nivel de plataforma) o como encargado del tratamiento (para datos biométricos y de asistencia de empleados procesados en nombre de un empleador u organización inquilina).

Las organizaciones inquilinas (empleadores, departamentos de recursos humanos o revendedores SaaS) que implementan FaceClok para gestionar a sus empleados actúan como responsables del tratamiento independientes para los datos personales de los empleados dentro de su entorno. FaceClok procesa dichos datos únicamente bajo sus instrucciones documentadas.

3 Information We Collect Información que Recopilamos

We may collect the following categories of personal information:

Category	Examples	Source
Identity Data	Full name, employee ID, job title, department	Employer / HR import
Contact Data	Work email address, phone number, mobile number	Employer / employee
Biometric Data	Encrypted facial recognition templates (not images)	Enrollment via camera
Attendance Data	Clock-in/out timestamps, shift records, location	Platform events
Device & Technical Data	IP address, device type, browser, OS	Automated collection
Account Data	Admin usernames, role assignments, login history	User registration
Usage Data	Feature usage, API calls, session duration	Automated collection
SMS / Communication Data	Mobile phone number, SMS opt-in status, message delivery logs	Employee / employer opt-in

Podemos recopilar las siguientes categorías de información personal:

Categoría	Ejemplos	Fuente
Datos de Identidad	Nombre completo, ID de empleado, cargo, departamento	Empleador / importación de RRHH
Datos de Contacto	Correo electrónico laboral, número de teléfono, número móvil	Empleador / empleado
Datos Biométricos	Plantillas cifradas de reconocimiento facial (no imágenes)	Registro vía cámara
Datos de Asistencia	Registros de entrada/salida, turnos, ubicación	Eventos de la plataforma
Datos Técnicos	Dirección IP, tipo de dispositivo, navegador, SO	Recopilación automática
Datos de Cuenta	Nombres de usuario admin, roles, historial de acceso	Registro de usuario
Datos de Uso	Uso de funciones, llamadas API, duración de sesión	Recopilación automática
Datos SMS / Comunicación	Número de teléfono móvil, estado de opt-in SMS, registros de entrega	Opt-in del empleado / empleador

4 Biometric Data & Facial Recognition Datos Biométricos y Reconocimiento Facial

FaceClok processes facial biometric information as a core function of the Platform. Given the sensitive nature of this data, we apply additional protections and are transparent about how it is handled.

We never store facial photographs. During enrollment, facial landmarks are extracted and converted into an encrypted mathematical template. The original image is discarded immediately after template generation.

Collection: Biometric data is collected only during the employee enrollment process, initiated by an authorized administrator of the tenant organization.
Storage: Facial templates are stored in an encrypted format using AES-256 encryption, segregated from other personal data, and never shared with third parties for commercial purposes.
Liveness Detection: Each clock-in event includes a liveness check to confirm a physically present person, preventing spoofing with photographs or videos.
Matching: During clock-in/out, a new facial scan is compared against the stored template locally or via encrypted API calls. The scan image is not retained after matching.
Deletion: Biometric templates are permanently and irreversibly deleted upon employee offboarding or upon a verified deletion request, whichever occurs first.
No Profiling: Biometric data is used solely for identity verification and attendance recording. It is not used for any profiling, sentiment analysis, or commercial purposes.

FaceClok procesa información biométrica facial como función principal de la Plataforma. Dada la naturaleza sensible de estos datos, aplicamos protecciones adicionales y somos transparentes sobre su manejo.

Nunca almacenamos fotografías faciales. Durante el registro, se extraen los puntos de referencia faciales y se convierten en una plantilla matemática cifrada. La imagen original se descarta inmediatamente después de generar la plantilla.

Recopilación: Los datos biométricos se recopilan únicamente durante el proceso de registro del empleado, iniciado por un administrador autorizado de la organización inquilina.
Almacenamiento: Las plantillas faciales se almacenan en formato cifrado mediante encriptación AES-256, separadas de otros datos personales y nunca compartidas con terceros con fines comerciales.
Detección de vivacidad: Cada evento de fichaje incluye una verificación de vivacidad para confirmar la presencia física del empleado, evitando suplantaciones con fotografías o videos.
Comparación: Durante el fichaje, se compara un nuevo escaneo facial con la plantilla almacenada localmente o mediante llamadas API cifradas. La imagen del escaneo no se conserva tras la comparación.
Eliminación: Las plantillas biométricas se eliminan de forma permanente e irreversible al dar de baja al empleado o ante una solicitud de eliminación verificada, lo que ocurra primero.
Sin elaboración de perfiles: Los datos biométricos se usan exclusivamente para verificación de identidad y registro de asistencia. No se utilizan para elaboración de perfiles, análisis de sentimientos ni fines comerciales.

5 How We Use Your Data Cómo Usamos sus Datos

We use the personal information we collect for the following purposes:

Identity verification — authenticate employee clock-in and clock-out events via biometric matching.
Attendance management — record, store, and report on employee attendance, shifts, and working hours.
Payroll support — provide accurate timesheets and attendance exports to integrated payroll systems.
Platform administration — manage user accounts, roles, and tenant environments.
Security & fraud prevention — detect anomalous activity, prevent buddy punching, and protect system integrity.
Service improvement — analyze aggregated, anonymized usage patterns to improve platform performance and features.
Legal compliance — fulfill obligations under applicable labor, data protection, and employment laws.
SMS communications — send attendance alerts, clock-in/out confirmations, leave notifications, and operational messages to employees who have opted in to receive SMS messages.

Utilizamos la información personal que recopilamos para los siguientes propósitos:

Verificación de identidad — autenticar los eventos de fichaje de entrada y salida mediante comparación biométrica.
Gestión de asistencia — registrar, almacenar e informar sobre la asistencia, turnos y horas de trabajo de los empleados.
Apoyo a nómina — proporcionar hojas de tiempo precisas y exportaciones de asistencia a sistemas de nómina integrados.
Administración de la plataforma — gestionar cuentas de usuario, roles y entornos de inquilinos.
Seguridad y prevención de fraude — detectar actividad anómala, prevenir el fichaje por sustitución y proteger la integridad del sistema.
Mejora del servicio — analizar patrones de uso agregados y anonimizados para mejorar el rendimiento y las funciones de la plataforma.
Cumplimiento legal — cumplir obligaciones bajo la legislación laboral, de protección de datos y de empleo aplicable.
Comunicaciones SMS — enviar alertas de asistencia, confirmaciones de fichaje, notificaciones de permisos y mensajes operativos a empleados que han optado por recibir mensajes SMS.

6 Legal Basis for Processing Base Legal para el Tratamiento

We process personal data only where a valid legal basis exists. The applicable basis depends on the nature of the data and the relationship between the parties:

Legitimate interests — for general attendance tracking, system security, and platform analytics, where balanced against individuals' privacy rights.
Contractual necessity — to fulfil obligations under employment contracts or service agreements (e.g., payroll processing).
Legal obligation — where processing is required to comply with applicable law (e.g., labor regulations, tax records).
Explicit consent — for the collection and processing of biometric data and for SMS communications, where required by applicable law (e.g., POPIA, BIPA, GDPR, TCPA). Consent must be freely given, specific, informed, and withdrawable.

Where consent is the legal basis for biometric processing or SMS communications, individuals have the right to withdraw consent at any time without affecting the lawfulness of prior processing.

Procesamos datos personales únicamente cuando existe una base legal válida. La base aplicable depende de la naturaleza de los datos y la relación entre las partes:

Intereses legítimos — para el seguimiento general de asistencia, seguridad del sistema y análisis de la plataforma, equilibrados frente a los derechos de privacidad de las personas.
Necesidad contractual — para cumplir obligaciones derivadas de contratos de trabajo o acuerdos de servicio (p. ej., procesamiento de nómina).
Obligación legal — cuando el tratamiento es requerido por la ley aplicable (p. ej., regulaciones laborales, registros fiscales).
Consentimiento explícito — para la recopilación y tratamiento de datos biométricos y para comunicaciones SMS, según lo exija la ley aplicable (p. ej., POPIA, BIPA, GDPR, TCPA). El consentimiento debe ser libre, específico, informado y revocable.

Cuando el consentimiento es la base legal para el tratamiento biométrico o las comunicaciones SMS, las personas tienen derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento sin afectar la licitud del tratamiento previo.

7 Data Sharing & Disclosure Compartir y Divulgar Datos

FaceClok does not sell, rent, or trade personal data to third parties. We may share data only in the following limited circumstances:

Tenant organizations: Attendance and employee data is accessible to authorized administrators and HR personnel within the relevant tenant environment.
Service providers: We may engage trusted sub-processors (e.g., cloud infrastructure, email delivery, SMS delivery providers) under strict data processing agreements that prohibit independent use of your data.
Payroll integrations: Where configured by the employer, attendance summaries may be exported to integrated payroll or HR systems.
Legal requirements: We may disclose data when required to comply with a court order, regulatory request, or applicable law, or to protect the rights, property, or safety of FaceClok, its clients, or others.
Business transfers: In the event of a merger, acquisition, or asset sale, personal data may be transferred to a successor entity, subject to the same privacy commitments.

SMS data is never sold or shared for marketing. Mobile phone numbers collected for SMS communications and opt-in data are not shared with third parties or affiliates for their own marketing or promotional purposes.

FaceClok no vende, alquila ni intercambia datos personales a terceros. Podemos compartir datos solo en las siguientes circunstancias limitadas:

Organizaciones inquilinas: Los datos de asistencia y empleados son accesibles para los administradores autorizados y el personal de RRHH dentro del entorno inquilino correspondiente.
Proveedores de servicios: Podemos contratar sub-encargados de confianza (p. ej., infraestructura en la nube, entrega de correo electrónico, proveedores de entrega de SMS) bajo estrictos acuerdos de procesamiento de datos que prohíben el uso independiente de sus datos.
Integraciones de nómina: Cuando así lo configure el empleador, los resúmenes de asistencia pueden exportarse a sistemas de nómina o RRHH integrados.
Requisitos legales: Podemos divulgar datos cuando sea necesario para cumplir una orden judicial, solicitud regulatoria o ley aplicable, o para proteger los derechos, propiedad o seguridad de FaceClok, sus clientes u otros.
Transferencias empresariales: En caso de fusión, adquisición o venta de activos, los datos personales podrán transferirse a una entidad sucesora, sujeta a los mismos compromisos de privacidad.

Los datos SMS nunca se venden ni se comparten para marketing. Los números de teléfono móvil recopilados para comunicaciones SMS y los datos de opt-in no se comparten con terceros ni afiliados para sus propios fines de marketing o promoción.

8 Data Retention Retención de Datos

We retain personal data only for as long as necessary to fulfil the purposes for which it was collected, or as required by law.

Biometric templates — retained only for the duration of active employment or enrollment. Deleted immediately upon offboarding or verified deletion request.
Attendance records — retained for the period required under applicable employment and tax legislation (typically 5–7 years), unless a shorter period is specified by the tenant.
Account and administrative data — retained for the duration of the active subscription plus a reasonable post-termination period for legal and audit purposes.
Technical and usage logs — retained for up to 12 months for security monitoring and platform diagnostics.
SMS opt-in records — retained for the duration of enrollment plus 4 years to demonstrate regulatory compliance. Opt-out records are retained indefinitely to honor suppression lists.

Upon account termination or tenant deprovisioning, all associated data is scheduled for secure deletion within 30 days, unless a longer retention period is required by law.

Conservamos los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir los fines para los que fueron recopilados, o según lo exija la ley.

Plantillas biométricas — conservadas únicamente durante la duración del empleo activo o el registro. Eliminadas inmediatamente al dar de baja al empleado o ante una solicitud de eliminación verificada.
Registros de asistencia — conservados durante el período exigido por la legislación laboral y fiscal aplicable (normalmente 5–7 años), salvo que el inquilino especifique un período más corto.
Datos de cuenta y administración — conservados durante la suscripción activa más un período razonable posterior a la terminación por razones legales y de auditoría.
Registros técnicos y de uso — conservados hasta 12 meses para monitoreo de seguridad y diagnósticos de la plataforma.
Registros de opt-in SMS — conservados durante la duración del registro más 4 años para demostrar el cumplimiento normativo. Los registros de baja (opt-out) se conservan indefinidamente para respetar las listas de supresión.

Tras la terminación de la cuenta o el desaprovisionamiento del inquilino, todos los datos asociados quedan programados para su eliminación segura en un plazo de 30 días, salvo que la ley exija un período de retención mayor.

9 Security Measures Medidas de Seguridad

We implement a comprehensive set of technical and organizational measures to protect personal and biometric data against unauthorized access, loss, alteration, or disclosure:

AES-256 encryption for all biometric templates at rest.
TLS 1.2/1.3 for all data in transit between clients, devices, and servers.
Role-Based Access Control (RBAC) ensuring users access only data they are authorized to view or manage.
Tenant data isolation via dedicated database schemas, preventing cross-tenant data leakage.
Audit logging of all administrative actions and data access events.
Regular security assessments including vulnerability scanning and penetration testing.
Access controls on all infrastructure components with multi-factor authentication required for privileged accounts.

In the event of a personal data breach that poses a risk to individuals' rights and freedoms, we will notify affected parties and relevant supervisory authorities within the timeframes required by applicable law.

Implementamos un conjunto completo de medidas técnicas y organizativas para proteger los datos personales y biométricos contra el acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación:

Cifrado AES-256 para todas las plantillas biométricas en reposo.
TLS 1.2/1.3 para todos los datos en tránsito entre clientes, dispositivos y servidores.
Control de acceso basado en roles (RBAC) que garantiza que los usuarios solo accedan a los datos que están autorizados a ver o gestionar.
Aislamiento de datos por inquilino mediante esquemas de base de datos dedicados, evitando la fuga de datos entre inquilinos.
Registro de auditoría de todas las acciones administrativas y eventos de acceso a datos.
Evaluaciones de seguridad periódicas, incluido el escaneo de vulnerabilidades y pruebas de penetración.
Controles de acceso en todos los componentes de infraestructura con autenticación multifactor requerida para cuentas privilegiadas.

En caso de una brecha de datos personales que suponga un riesgo para los derechos y libertades de las personas, notificaremos a las partes afectadas y a las autoridades supervisoras pertinentes dentro de los plazos exigidos por la ley aplicable.

10 Multi-Tenant Data Isolation Aislamiento de Datos Multi-Inquilino

FaceClok operates a multi-tenant architecture. Each tenant organization is provisioned with a logically isolated environment. Key isolation guarantees include:

Each tenant's data resides in a dedicated database schema or partition, inaccessible to other tenants.
Biometric templates, attendance records, and employee PII are scoped exclusively to the originating tenant.
Platform administrators with cross-tenant access are subject to strict access controls and comprehensive audit logging.
White-label configurations and branding assets are stored separately per tenant and never shared.

FaceClok opera una arquitectura multi-inquilino. Cada organización inquilina dispone de un entorno lógicamente aislado. Las garantías clave de aislamiento incluyen:

Los datos de cada inquilino residen en un esquema o partición de base de datos dedicada, inaccesible para otros inquilinos.
Las plantillas biométricas, registros de asistencia e información personal identificable (PII) de los empleados están limitados exclusivamente al inquilino de origen.
Los administradores de la plataforma con acceso entre inquilinos están sujetos a estrictos controles de acceso y registro de auditoría exhaustivo.
Las configuraciones de marca blanca y activos de marca se almacenan por separado para cada inquilino y nunca se comparten.

11 Your Rights Sus Derechos

Depending on your jurisdiction and applicable law, you may have the following rights regarding your personal data. Employees should first direct requests to their employer (the tenant organization), who acts as the data controller for employment data.

Right of access — request a copy of the personal data we hold about you.
Right to rectification — request correction of inaccurate or incomplete data.
Right to erasure — request deletion of your personal data, including biometric templates, subject to legal retention obligations.
Right to restriction — request that we limit processing of your data in certain circumstances.
Right to data portability — receive your data in a structured, machine-readable format where technically feasible.
Right to object — object to processing based on legitimate interests.
Right to withdraw consent — withdraw consent for biometric processing or SMS communications at any time, without affecting the lawfulness of prior processing.
Right to lodge a complaint — file a complaint with the relevant data protection supervisory authority in your jurisdiction.

To exercise any of the above rights, submit a written request to the contact address in Section 16. We will respond within the timeframes required by applicable law (typically 30 days).

Según su jurisdicción y la ley aplicable, puede tener los siguientes derechos sobre sus datos personales. Los empleados deben dirigir primero sus solicitudes a su empleador (la organización inquilina), que actúa como responsable del tratamiento de los datos laborales.

Derecho de acceso — solicitar una copia de los datos personales que conservamos sobre usted.
Derecho de rectificación — solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
Derecho de supresión — solicitar la eliminación de sus datos personales, incluidas las plantillas biométricas, sujeto a las obligaciones legales de retención.
Derecho de limitación — solicitar que limitemos el tratamiento de sus datos en determinadas circunstancias.
Derecho a la portabilidad — recibir sus datos en un formato estructurado y legible por máquina cuando sea técnicamente viable.
Derecho de oposición — oponerse al tratamiento basado en intereses legítimos.
Derecho a retirar el consentimiento — retirar en cualquier momento el consentimiento para el tratamiento biométrico o las comunicaciones SMS, sin afectar a la licitud del tratamiento previo.
Derecho a presentar una reclamación — presentar una reclamación ante la autoridad supervisora de protección de datos competente en su jurisdicción.

Para ejercer cualquiera de los derechos anteriores, envíe una solicitud por escrito a la dirección de contacto de la Sección 16. Responderemos dentro de los plazos exigidos por la ley aplicable (normalmente 30 días).

12 Cookies & Tracking Technologies Cookies y Tecnologías de Seguimiento

The FaceClok web application uses cookies and similar technologies to maintain authenticated sessions, remember user preferences, and collect anonymized usage analytics.

Strictly necessary cookies — required for login sessions and core platform functionality. Cannot be disabled.
Functional cookies — store user preferences such as language and display settings.
Analytics cookies — collect anonymized data on platform usage to improve performance. No personal identifiers are included.

We do not use advertising or cross-site tracking cookies. You may manage cookie preferences through your browser settings. Disabling strictly necessary cookies will prevent platform access.

La aplicación web de FaceClok utiliza cookies y tecnologías similares para mantener sesiones autenticadas, recordar las preferencias del usuario y recopilar análisis de uso anonimizados.

Cookies estrictamente necesarias — requeridas para las sesiones de inicio de sesión y la funcionalidad central de la plataforma. No pueden desactivarse.
Cookies funcionales — almacenan las preferencias del usuario, como el idioma y la configuración de visualización.
Cookies analíticas — recopilan datos anonimizados sobre el uso de la plataforma para mejorar el rendimiento. No se incluyen identificadores personales.

No utilizamos cookies publicitarias ni de seguimiento entre sitios. Puede gestionar las preferencias de cookies a través de la configuración de su navegador. Desactivar las cookies estrictamente necesarias impedirá el acceso a la plataforma.

13 Children's Privacy Privacidad de Menores

The FaceClok Platform is designed for use in professional and employment settings and is not intended for individuals under the age of 16. We do not knowingly collect personal data from minors. If you believe we have inadvertently collected data from a minor, please contact us immediately and we will take steps to delete that information.

La Plataforma FaceClok está diseñada para su uso en entornos profesionales y laborales y no está destinada a personas menores de 16 años. No recopilamos conscientemente datos personales de menores. Si cree que hemos recopilado datos de un menor de forma inadvertida, contáctenos de inmediato y tomaremos medidas para eliminar dicha información.

14 Changes to This Policy Cambios a esta Política

We may update this Privacy Policy from time to time to reflect changes in our practices, applicable law, or platform features. When we make material changes, we will:

Update the "Last Updated" date at the top of this page.
Notify tenant administrators via email and in-platform notification at least 14 days before changes take effect.
Maintain a version history of prior policies upon request.

Continued use of the Platform after the effective date of a revised policy constitutes acceptance of the updated terms. We encourage you to review this page periodically.

Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente para reflejar cambios en nuestras prácticas, la ley aplicable o las funciones de la plataforma. Cuando realicemos cambios sustanciales:

Actualizaremos la fecha de "Última actualización" en la parte superior de esta página.
Notificaremos a los administradores inquilinos por correo electrónico y mediante notificación en la plataforma con al menos 14 días de antelación antes de que los cambios entren en vigor.
Mantendremos un historial de versiones de políticas anteriores a disposición bajo solicitud.

El uso continuado de la Plataforma tras la fecha de entrada en vigor de una política revisada constituye la aceptación de los términos actualizados. Le recomendamos revisar esta página periódicamente.

15 SMS & Text Message Communications Comunicaciones por SMS y Mensajes de Texto

FaceClok may send automated SMS text messages to employees and administrators who have opted in to receive such communications. This section describes how our SMS program works and how you can manage your preferences.

Consent is required. We will only send SMS messages to mobile numbers where express written consent has been obtained, either directly from the individual or — where permitted by law — through the employing organization on the individual's behalf during the onboarding process.

Types of Messages We Send

When you opt in, you may receive SMS messages for any of the following purposes:

Clock-in / Clock-out confirmations — a text acknowledgment of each recorded attendance event.
Attendance alerts — late arrival notices, missed punch reminders, and shift change notifications.
Leave request status updates — approval, rejection, or modification of leave requests submitted through the platform.
Overtime notifications — alerts when an employee is approaching or has exceeded scheduled overtime thresholds.
Security notifications — alerts for unusual account activity or two-factor authentication codes.
System and operational messages — important platform updates, scheduled maintenance notices, or critical service alerts.

How to Opt In

You may opt in to receive SMS messages through any of the following channels:

During employee onboarding by providing your mobile number and checking the SMS consent checkbox in the FaceClok employee profile.
By updating your notification preferences in the FaceClok platform settings at any time.
By texting START to our designated FaceClok SMS number if you have previously opted out.

How to Opt Out

You may opt out of SMS messages at any time. Opting out will not affect your ability to use the FaceClok platform, though you will no longer receive SMS notifications.

Reply STOP to any FaceClok SMS message to immediately unsubscribe from all SMS communications.
Reply STOP ALL to unsubscribe from all message categories.
Update your notification preferences in the FaceClok platform under Profile → Notification Settings.
Contact your employer's HR administrator to update your communication preferences on your behalf.

After opting out, you will receive a single confirmation SMS acknowledging your unsubscription. No further SMS messages will be sent unless you opt back in.

Getting Help

Reply HELP to any FaceClok SMS message to receive instructions on how to manage your preferences or contact support. You may also contact us at support@faceclok.com.

Message Frequency & Costs

Detail	Information
Message Frequency	Varies by your attendance activity and employer configuration. Typically 1–5 messages per working day.
Message & Data Rates	Message and data rates may apply. Charges are determined by your mobile carrier and plan.
Supported Carriers	All major carriers supported. Carrier is not liable for delayed or undelivered messages.
Geographic Coverage	SMS services are available where supported by your mobile carrier and local regulations.

SMS Data & Privacy

Your mobile number is used solely to deliver FaceClok operational and attendance-related messages.
Mobile numbers and SMS opt-in data are never sold, rented, or shared with third parties or affiliates for marketing or promotional purposes.
SMS delivery is handled by our vetted SMS service providers under strict data processing agreements.
Opt-in records are retained for compliance purposes as described in Section 8 (Data Retention).
You may request deletion of your SMS opt-in records by contacting us at privacy@faceclok.com. Note that opt-out/suppression records may be retained to prevent accidental re-enrollment.

Quick reference: To stop messages reply STOP. For help reply HELP. To re-subscribe reply START. Message & data rates may apply.

FaceClok puede enviar mensajes de texto SMS automatizados a empleados y administradores que hayan optado por recibir dichas comunicaciones. Esta sección describe cómo funciona nuestro programa de SMS y cómo puede gestionar sus preferencias.

Se requiere consentimiento. Solo enviaremos mensajes SMS a números móviles donde se haya obtenido consentimiento expreso por escrito, ya sea directamente del individuo o —donde lo permita la ley— a través de la organización empleadora en nombre del individuo durante el proceso de incorporación.

Tipos de Mensajes que Enviamos

Al darse de alta, puede recibir mensajes SMS para cualquiera de los siguientes propósitos:

Confirmaciones de entrada y salida — un mensaje de texto de acuse de recibo de cada evento de asistencia registrado.
Alertas de asistencia — avisos de llegada tardía, recordatorios de fichaje perdido y notificaciones de cambio de turno.
Actualizaciones del estado de solicitudes de permiso — aprobación, rechazo o modificación de solicitudes de permiso enviadas a través de la plataforma.
Notificaciones de horas extra — alertas cuando un empleado se acerca o ha superado los umbrales de horas extra programadas.
Notificaciones de seguridad — alertas de actividad inusual en la cuenta o códigos de autenticación de dos factores.
Mensajes del sistema y operativos — actualizaciones importantes de la plataforma, avisos de mantenimiento programado o alertas críticas del servicio.

Cómo Darse de Alta (Opt-In)

Puede darse de alta para recibir mensajes SMS a través de cualquiera de los siguientes canales:

Durante la incorporación del empleado, proporcionando su número móvil y marcando la casilla de consentimiento SMS en el perfil de empleado de FaceClok.
Actualizando sus preferencias de notificación en la configuración de la plataforma FaceClok en cualquier momento.
Enviando START al número SMS designado de FaceClok si anteriormente se dio de baja.

Cómo Darse de Baja (Opt-Out)

Puede darse de baja de los mensajes SMS en cualquier momento. Darse de baja no afectará su capacidad de usar la plataforma FaceClok, aunque dejará de recibir notificaciones por SMS.

Responda STOP a cualquier mensaje SMS de FaceClok para cancelar su suscripción inmediatamente a todas las comunicaciones SMS.
Responda STOP ALL para cancelar la suscripción a todas las categorías de mensajes.
Actualice sus preferencias de notificación en la plataforma FaceClok en Perfil → Configuración de Notificaciones.
Contacte al administrador de RRHH de su empleador para actualizar sus preferencias de comunicación en su nombre.

Tras darse de baja, recibirá un único SMS de confirmación acusando recibo de su cancelación. No se enviarán más mensajes SMS salvo que vuelva a darse de alta.

Obtener Ayuda

Responda HELP a cualquier mensaje SMS de FaceClok para recibir instrucciones sobre cómo gestionar sus preferencias o contactar con el soporte. También puede contactarnos en support@faceclok.com.

Frecuencia de Mensajes y Costos

Detalle	Información
Frecuencia de Mensajes	Varía según su actividad de asistencia y la configuración del empleador. Normalmente de 1 a 5 mensajes por día laboral.
Tarifas de Mensajes y Datos	Pueden aplicarse tarifas de mensajes y datos. Los cargos los determina su operador móvil y su plan.
Operadores Compatibles	Compatible con todos los principales operadores. El operador no es responsable por mensajes retrasados o no entregados.
Cobertura Geográfica	Los servicios SMS están disponibles donde lo permitan su operador móvil y las regulaciones locales.

Datos SMS y Privacidad

Su número móvil se usa exclusivamente para entregar mensajes operativos y relacionados con la asistencia de FaceClok.
Los números móviles y los datos de opt-in SMS nunca se venden, alquilan ni comparten con terceros ni afiliados para fines de marketing o promoción.
La entrega de SMS la gestionan nuestros proveedores de servicios SMS examinados, bajo estrictos acuerdos de procesamiento de datos.
Los registros de opt-in se conservan con fines de cumplimiento normativo según se describe en la Sección 8 (Retención de Datos).
Puede solicitar la eliminación de sus registros de opt-in SMS contactándonos en privacy@faceclok.com. Tenga en cuenta que los registros de opt-out/supresión pueden conservarse para evitar la re-inscripción accidental.

Referencia rápida: Para detener los mensajes responda STOP. Para obtener ayuda responda HELP. Para volver a suscribirse responda START. Pueden aplicarse tarifas de mensajes y datos.

16 Contact Us Contáctenos

If you have questions, concerns, or requests regarding this Privacy Policy or the processing of your personal data, please contact us using the details below.

✉️

FaceClok Privacy Team

Email: privacy@faceclok.com
Data Protection Inquiries: dpo@faceclok.com
SMS Support: support@faceclok.com
General: support@faceclok.com

We aim to respond to all privacy-related enquiries within 5 business days and to fulfill formal data subject requests within the legally required timeframe.

Si tiene preguntas, inquietudes o solicitudes relacionadas con esta Política de Privacidad o el tratamiento de sus datos personales, contáctenos utilizando los datos a continuación.

✉️

Equipo de Privacidad de FaceClok

Correo electrónico: privacy@faceclok.com
Consultas de Protección de Datos: dpo@faceclok.com
Soporte SMS: support@faceclok.com
General: support@faceclok.com

Nuestro objetivo es responder a todas las consultas relacionadas con la privacidad en un plazo de 5 días hábiles y atender las solicitudes formales de los interesados dentro del plazo legalmente exigido.